Vertragskalkulationen

Vertragskalkulationen bezeichnet die systematische Ermittlung aller Kosten und Erträge, die mit der Durchführung eines Vertrags verbunden sind. Sie dient der Angebotskalkulation, der Preisfestsetzung im Kundengespräch sowie der späteren Vertrags- und Leistungsüberwachung. Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit des Vertrags zu prüfen, Risiken abzuschätzen und eine nachvollziehbare Preisbildung zu ermöglichen.

Bei der Kalkulation werden Kostenarten unterschieden: direkte Kosten wie Material, Arbeitsleistung, Subunternehmer und Reisekosten; indirekte Kosten oder Gemeinkosten wie Verwaltung, Miete, IT-Infrastruktur; sowie kalkulatorische Kosten, Abschreibungen oder Zinskosten. Hinzu kommen Risikozuschläge (Wagnisse) und eine Gewinnmarge. Abhängig von Branche und Vertragsform können zusätzlich Nachträge, Garantien oder Inbetriebnahmezeiten berücksichtigt werden.

Methoden: Die häufigsten Ansätze sind die Bottom-up-Kalkulation (Planung der Einzelleistungen und anschließende Aggregation), die Top-down- bzw. Analogkalkulation (Referenzpreise aus vergleichbaren Projekten) sowie parametrisierte Schätzverfahren. Strukturierte Ansätze verwenden eine Kostenstellen- und eine Leistungsausgliederung (Kostenarten- und Leistungsverzeichnis) sowie eine transparente Risikobewertung.

Prozess: In der Angebotsphase erfolgt die Mengen- und Kostenermittlung anhand Leistungsverzeichnissen oder Stücklisten. Danach erfolgen Prüfung, Freigabe durch Fachabteilungen und letztlich die Vertragsverhandlung. Während der Ausführung lässt sich das Vertragsbudget durch Änderungsmanagement, Nachtragskalkulation und Soll-Ist-Vergleiche überwachen.

Werkzeuge: Tabellenkalkulationsprogramme, Kalkulations- oder ERP-Systeme und BIM-unterstützte Kostenermittlung in geeigneten Branchen. Die Ergebnisse dienen als Entscheidungsgrundlage, Planungshilfe und Beleg im Änderungsmanagement.

Relevanz: Vertragskalkulationen sind besonders in Bau, Anlagenbau, Ingenieurwesen, aber auch in IT- und Beratungsprojekten entscheidend, um Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen.

Herausforderungen: Unsicherheiten in Mengen, Preisen und Leistungsumfang, lange Vertragslaufzeiten, volatiles Beschaffungswesen und komplexe Rechtsrahmen verlangen standardisierte Vorlagen, regelmäßige Risikoanalysen und eine klare Dokumentation.