Vertragsabwicklung

Vertragsabwicklung bezeichnet den Prozess der Umsetzung, Überwachung und Steuerung eines rechtsverbindlichen Vertrags von dessen Abschluss bis zur Beendigung. Sie umfasst die operative Erbringung der vertraglich festgelegten Leistungen, die Prüfung von Lieferungen und Leistungen, Abrechnung, Zahlungsabwicklung sowie Änderungs- und Kündigungsprozesse. Ziel ist die termingerechte, qualitativ angemessene Erfüllung der Vereinbarung und die Minimierung wirtschaftlicher und rechtlicher Risiken.

Typische Phasen sind die Anbahnung und der Vertragsschluss, die Leistungs- und Lieferplanung, die Umsetzung der vertraglich vereinbarten Leistungen, Abnahme und Mängelmanagement, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Controlling, sowie das Änderungsmanagement bei Bedarf. Wichtig sind klare Leistungsbeschreibungen, Service Level Agreements (SLA), Zahlungsbedingungen und Nachträge. Governance-Aspekte umfassen Risikomanagement, Compliance, Datenschutz, Vertragsänderungen sowie Fristen- und Meldungspflichten.

Rollen und Zuständigkeiten variieren je nach Organisation; typischerweise sind Einkauf/Beschaffung, Rechtsabteilung, Fachbereiche des Auftraggebers sowie der Auftragnehmer beteiligt. Durch eine effektive Vertragsabwicklung entstehen Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Kostenkontrolle. Sie ist eng mit dem Vertragsmanagement verbunden und trägt dazu bei, Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, Rechtsstreitigkeiten oder Gewährleistungsforderungen zu vermeiden oder zu begrenzen.