Verblijfskosten

Verblijfkosten zijn de kosten die iemand maakt wanneer die persoon vanwege werk tijdelijk van huis is en op een andere locatie verblijft. Het gaat meestal om accommodatiekosten voor een hotel of andere logies, en om kosten voor maaltijden tijdens de periode van verblijf. Daarnaast kunnen ook bijkomende uitgaven worden meegerekend, zoals internettoegang, parkeerkosten en kleine onkosten zoals fooi.

Verblijfskosten ontstaan vaak bij zakelijke reizen, trainingen, conferenties of tijdelijke opdrachten. Ze worden onderscheiden van reiskosten die nodig zijn om van de woon- of standplaats naar de bestemming te reizen. Verblijfkosten worden doorgaans vergoed door de werkgever; soms wordt een forfaitaire vergoeding (per diem) afgesproken of gelden er specifieke beleidsregels voor declaraties.

Beheer en fiscale behandeling: bedrijven voeren meestal een verblijfskostenbeleid met vereisten voor bonnetjes en onderbouwing. In sommige landen kunnen verblijfskosten vrijgesteld zijn van belasting tot een bepaald bedrag of als ze rechtstreeks aan het werk gerelateerd zijn; in andere gevallen zijn ze belastbaar of afhankelijk van de arbeidsrelatie en lokale regelgeving.

Praktische overwegingen: duidelijke beleidsregels, schriftelijke declaraties, en tijdige goedkeuring voorkomen misverstanden. Organisaties kiezen vaak tussen directe terugbetaling van kosten en een centraal per diem tarief. Verblijfskosten kunnen zowel nationaal als internationaal voorkomen, afhankelijk van werkzaamheden en opdrachten.

Zie ook: reiskosten, per diem, declaratiebeleid.