Unternehmensunterlagen

Unternehmensunterlagen bezeichnet die Gesamtheit der Dokumente, die ein Unternehmen zur Abwicklung, Kontrolle und Rechenschaftslegung seiner Geschäftsaktivitäten erstellt oder erhält. Sie umfassen rechtliche Unterlagen wie Gründungsunterlagen, Satzungen, Gesellschaftsverträge und Handelsregisterauszüge; finanz- und buchhalterische Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Buchungsbelege; steuerliche Dokumente wie Steuererklärungen und Prüfungsergebnisse; vertragliche Unterlagen wie Kunden- und Lieferverträge, Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen; Personalunterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassungen; operative Unterlagen wie Prozessbeschreibungen, Handbücher, Qualitäts- und Sicherheitsdokumente; sowie Berichte und Protokolle von Aufsichts- und Gesellschafterversammlungen und Berichte von Wirtschaftsprüfern. Die Organisation der Unterlagen erfolgt häufig in einem Dokumentenmanagement- oder Archivsystem; Schlüsselprinzipien sind Vollständigkeit, Nach Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Versionskontrolle, Zugriffs- und Sicherheitseinstellungen sowie Rechtskonformität. Für die Aufbewahrung gelten in vielen Rechtsordnungen gesetzliche Fristen; in Deutschland etwa 6 Jahre für handelsrechtliche Unterlagen und 10 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen; Digitalisierungen sind zulässig, sofern sie revisionssicher erfolgen. Unternehmen pflegen üblicherweise eine Archivpolitik mit Kategorien, Löschfristen und Audit-Trails. Praxisrelevanz: Revisionssicherheit, Compliance, Transparenz, Grundlage für Entscheidungen und Audits.