Sachnachweise

Sachnachweise sind Belege, die eine wirtschaftliche Transaktion oder einen Geschäftsvorfall belegen. Sie dienen der nachvollziehbaren Abbildung von Buchungen in der Buchführung, der Erstellung von Jahresabschlüssen und der steuerlichen Erklärung und bilden die Grundlage für Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer, Steuerbehörden und interne Kontrollen.

Zu den typischen Formen zählen Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Zahlungsbelege, Verträge, Arbeitszeit- und Reisekostenbelege sowie Versand- und Empfangsbestätigungen. Elektronische Belege sind zulässig, sofern sie gemäß GoBD revisionssicher gespeichert, unverändert bleiben und alle wesentlichen Inhalte enthalten. Digitale Belege müssen so dokumentiert und archiviert werden, dass eine ordnungsgemäße Prüfung möglich ist.

Anforderungen an Sachnachweise umfassen Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Praktisch bedeutet das: Original- oder rechtlich äquivalente Kopien, klare Angaben zu Datum, Gegenstand, Betrag und beteiligten Parteien sowie eine eindeutige Belegnummer. Bei digitalen Dokumenten ist zudem eine nachvollziehbare Verknüpfung zur entsprechenden Buchung erforderlich, und die Integrität der Daten muss sichergestellt sein.

Aufbewahrung: In Deutschland bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Die Fristen variieren je nach Dokumentart und Rechtslage, typischerweise werden steuerlich relevante Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt, während andere Belege häufig sechs Jahre lang archiviert werden. Die genauen Pflichten richten sich nach der Abgabenordnung und goBD.

Bedeutung: Sachnachweise sichern Transparenz, ermöglichen Kostenkontrolle und Rechts- sowie Steuerkonformität und erleichtern Audits und Betriebsprüfungen.