Opdrachtgevergegevens

Opdrachtgevergegevens zijn de gegevens die de opdrachtgever identificeren bij een opdracht, offerte, contract of facturering. Ze vormen de basis voor administratieve processen en correspondentie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Typische inhoud bestaat uit: bedrijfsnaam en rechtsvorm, KvK-nummer of een equivalent geregistreerde entiteit, btw-identificatienummer, adres, postcode en plaats, en leverings- of factuuradres. Daarnaast worden vaak contactpersoon met functie, telefoonnummer en e-mailadres opgenomen, evenals relevante projectcodes, referenties en betalingsvoorwaarden.

Deze gegevens worden gebruikt voor identificatie, communicatie, contractafhandeling en financiële afhandeling zoals facturering en betaling. Inkoop- en verkoopprocessen genereren documenten waarin opdrachtgevergegevens verplicht aanwezig zijn, zodat documenten correct kunnen worden toegewezen en nagekeken.

Privacy en regelgeving: het verwerken van opdrachtgevergegevens valt onder privacywetgeving zoals de AVG/GDPR. Organisaties moeten een geldige rechtsgrond hebben, transparant zijn over doeleinden, uitsluitend de benodigde gegevens verwerken, en passende beveiligingsmaatregelen treffen. De gegevens kunnen worden gedeeld met dienstverleners zoals CRM- of ERP-leveranciers onder verwerkingsovereenkomsten, en moeten worden bewaard volgens de wettelijke termijnen. Rechten van betrokkenen en maatregelen voor beveiliging en auditable logbestanden zijn relevant, zeker bij verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen.

Beheer en kwaliteit: opdrachtgevergegevens dienen actueel te zijn en regelmatig te worden onderhouden in systemen zoals CRM- of ERP-databases. Bij aanvang van een opdracht en periodieke updates moeten controles plaatsvinden om fouten in communicatie en facturering te voorkomen.