Mitarbeiterausweis

Der Mitarbeiterausweis ist eine Karte, die von einem Arbeitgeber an Mitarbeitende ausgegeben wird, um diese im Unternehmen zu identifizieren und ihnen Berechtigungen zuzuordnen. Sie dient als Nachweis der Zugehörigkeit und kann gleichzeitig den Zutritt zu Gebäuden, Räumen oder IT-Systemen ermöglichen.

In der Regel enthält der Ausweis ein Foto, den Namen, die Personal- oder Mitarbeitendennummer, die Abteilung sowie ein Ablaufdatum. Je nach System können weitere Elemente vorhanden sein, wie eine Berechtigungsstufe (Zutrittsberechtigungen), ein Chip oder eine kontaktlose Technologie (RFID/NFC), Barcodes oder Magnetstreifen. Der Ausweis wird oft visuell ergänzt durch Firmenlogo und Sicherheitsmerkmale wie Wasserzeichen oder Hologramme.

Der Mitarbeiterausweis erfüllt mehrere Funktionen: Er dient der physischen Zutrittskontrolle zu Gebäuden und sensiblen Bereichen, der Zeiterfassung und gelegentlich der Authentisierung an IT-Systemen. In vielen Unternehmen wird er in Verbindungen mit Zutrittsdimensionen wie Türen, Liftanlagen oder Parkberechtigungen eingesetzt. Die Nutzung richtet sich nach firmeneigenen Sicherheits- und Betriebsrichtlinien.

Die Ausgabe erfolgt in der Regel durch Personal- oder Sicherheitsabteilungen nach Prüfung der Identität und Beschäftigungsdaten. Ausweise haben eine definierte Gültigkeitsdauer und müssen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Verlust oder Beschädigung sofort zurückgegeben bzw. ersetzt werden. Bei Verlust werden meist Sperrmechanismen aktiviert, um Missbrauch zu verhindern.

Datenschutz und Rechtslage: Der Umgang mit Mitarbeiterausweisen unterliegt Datenschutzbestimmungen (z. B. EU-DSGVO, nationales Datenschutzrecht). Es gilt Datensparsamkeit, Zweckbindung und Transparenz gegenüber Mitarbeitenden; Zugriffsprotokolle und zentrale Datenverarbeitung werden gemäß Richtlinien verwaltet.

Varianten: Neben dem Standardausweis gibt es häufig spezialisierte Versionen für externe Mitarbeitende (Dienst- oder Contractors) oder Besucherausweise mit zeitlicher Beschränkung.