Erhaltungsaufwand

Erhaltungsaufwand bezeichnet in der Betriebs- und Finanzbuchführung Kosten, die an Vermögenswerten anfallen, um deren funktionsfähigen Zustand zu erhalten. Typische Gegenstände sind Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und auch immaterielle Vermögenswerte. Ziel ist es, den bestehenden Zustand zu wahren und Ausfallzeiten zu verhindern.

Abgrenzung: Nicht alle Instandhaltungskosten fallen unter Erhaltungsaufwand. Kosten, die die Lebensdauer verlängern, die Leistungsfähigkeit erhöhen oder den Wert des Vermögenswerts steigern, gelten als Herstellungs-, Anschaffungs- oder Modernisierungskosten und würden aktiviert bzw. dem Vermögenswert zugeschrieben.

Beispiele: Regelmäßige Wartung, Inspektionen, Kleinteile ersetzen, Lackieren, Schmieren oder andere Maßnahmen zur Instandhaltung, die den aktuellen Zustand sichern. Große Reparaturen, umfassende Renovierungen oder Modernisierungen, die zu einer längeren Nutzungsdauer oder größerer Leistungsfähigkeit führen, werden dagegen kapitalisiert.

Buchführung: Erhaltungsaufwand wird in der Regel in der Gewinn- und Verlustrechnung als Betriebsaufwand erfasst und verringert den Periodengewinn. In der Kostenrechnung dient er der Kostenermittlung und Budgetplanung. Aus steuerlicher Sicht sind Erhaltungsaufwendungen üblicherweise abzugsfähige Betriebsausgaben; kapitalisierte Herstellungskosten erhöhen den Buchwert des Vermögenswerts und beeinflussen künftige Abschreibungen.