Buchführungsdaten

Buchführungsdaten bezeichnet in der Betriebswirtschaft die Datensätze, die im Rahmen der Buchführung zur Erfassung und Dokumentation von Geschäftsvorfällen entstehen. Dazu gehören Belege, Buchungssätze, Kontenbewegungen, Salden, Inventare, Jahresabschlüsse und weitere digitale oder gedruckte Informationen, die den wirtschaftlichen Transaktionen zugeordnet werden.

Inhalt und Struktur umfassen typische Bestandteile wie Belege (Rechnungen, Zahlungsnachweise), den Buchungssatz mit Soll- und Haben-Positionen, das Kontenwerk, Saldenlisten, Abschlüsse, Abgrenzungen, Anlagenverzeichnisse sowie steuervor- und -nachgänge. Die Daten können in ERP- oder Buchhaltungssoftwares geführt, automatisiert verbucht und anschließend zur Berichterstattung genutzt werden.

Zweck und Nutzung der Buchführungsdaten liegen in der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, der internen und externen Berichterstattung sowie der Prüfung und Kontrolle der wirtschaftlichen Lage. Sie ermöglichen Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Rechtskonformität bei Transaktionen und Buchungen.

Rechtlicher Rahmen umfasst Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und GoBD in Deutschland. Buchführungsdaten müssen ordnungsgemäß, nachvollziehbar, unveränderbar und auditierbar geführt werden. Digitale Unterlagen sollten revisionssicher gespeichert, lesbar und reconstructible bleiben; Änderungen müssen nachverfolgbar sein. Aufbewahrungsfristen richten sich nach HGB-GoBD: typischerweise zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege; sechs Jahre für empfangene Handelsbriefe und ähnliche Unterlagen.

Qualität und Sicherheit betreffen Datenintegrität, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups, und eine revisionssichere Archivierung, um Verlässlichkeit und Rechtskonformität der Buchführungsdaten zu gewährleisten.

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