Beschaffungsphase

Beschaffungsphase ist der Teil des Beschaffungsprozesses, der sich mit der Planung, Auswahl von Lieferanten und der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen befasst, die zur Deckung eines ermittelten Bedarfs erforderlich sind. Sie folgt auf die Bedarfsermittlung und geht der operativen Material- bzw. Auftragsabwicklung voraus. Ziel ist es, Verfügbarkeit sicherzustellen, Kosten zu optimieren und Risiken zu managen.

Zu den Kernzielen gehören die Sicherstellung der Materialverfügbarkeit, die Reduzierung totaler Beschaffungskosten (Total Cost of Ownership), Qualität, Compliance und Nachhaltigkeit; die Einhaltung von Rahmenverträgen, Lieferzeiten und rechtlichen Vorgaben. Die Beschaffungsphase dient damit als Brücke zwischen internen Anforderungen und dem externen Markt.

Typische Schritte umfassen Bedarfsermittlung, Marktrecherche, Lieferantenbewertung, Ausschreibung oder Angebotsanfragen, Angebotsvergleich, Verhandlungen, Vertragsabschluss, Bestellung und deren Bestätigung sowie Wareneingang, Prüfung und Abrechnung. In dieser Phase werden auch Beschaffungsarten festgelegt, Rahmenverträge ausgewählt und gegebenenfalls Make-or-Buy-Entscheidungen getroffen.

Instrumente und Formen der Beschaffungsphase umfassen direkte und indirekte Beschaffung, Rahmenverträge, E-Procurement-Systeme, Lieferantenauswahlmethoden, Katalog- und Mengenkonzepte sowie das Lieferantenmanagement. Wirtschaftliche Effekte werden durch Transparenz, Standardisierung und Strategien wie Bündelung von Bedarf oder Just-in-Time-Ansätze angestrebt.

Wichtige Kennzahlen sind Liefertreue, Lieferzeit, Beschaffungskosten, Total Cost of Ownership, Bestellmengen und Lagerbestand. Risiken umfassen Lieferverzögerungen, Qualitätsprobleme, Preisschwankungen, Abhängigkeiten, Compliance-Fragen und Anforderungen an Nachhaltigkeit.