Abwesenheitsdaten

Abwesenheitsdaten sind Datensätze, die anzeigen, dass eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Sie kommen vor allem im Personal- und Arbeitszeitmanagement zum Einsatz und erfassen typischerweise Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder andere Abwesenheitsgründe. Typische Informationen umfassen Abwesenheitsart, Start- und Enddatum, Dauer, Genehmigungsstatus sowie Auswirkungen auf den Personaleinsatz und die Lohnabrechnung.

Üblicherweise stammen Abwesenheitsdaten aus dem HR-Informationssystem, der Zeiterfassung, Urlaubsanträgen und Kalenderintegrationen. Die Datensätze enthalten meist Mitarbeiter-ID, Abwesenheitsart, Beginn, Ende, Dauer, Status (beantragt, genehmigt, abgelehnt) und organisatorische Zuordnungen. Die Qualität hängt von korrekter Erfassung, System-Synchronisation und konsistenten Definitionen der Abwesenheitsarten ab.

Verarbeitung und Nutzung umfassen Personalplanung, Einsatzplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Berichte zu Abwesenheiten. Abwesenheitsdaten unterstützen Audit- und Compliance-Anforderungen und dienen der internen Kommunikation. Bei sensiblen Anlässen, wie Krankheit, gelten zusätzliche Regelungen zum Schutz der Privatsphäre.

Datenschutz und rechtliche Aspekte: Abwesenheitsdaten fallen in den Anwendungsbereich des Datenschutzes (DSGVO). Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffskontrollen, Pseudonymisierung sowie klare Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung sind erforderlich. Unternehmen müssen festlegen, wer Zugriff hat und wie lange Daten gespeichert werden.

Qualität, Governance und Aufbewahrung: Standardisierung von Abwesenheitsarten, konsistente Pflege der Stammdaten und regelmäßige Korrekturen verbessern die Datenqualität. Speicherfristen richten sich nach nationalem Recht und Unternehmenspolitik; oft werden Daten so lange aufbewahrt, wie sie für Abrechnung, Prüfungen oder gesetzliche Vorgaben notwendig sind. Nach Ablauf der Fristen sollten Daten, soweit möglich, anonymisiert oder gelöscht werden.